Een onbetaalde factuur is voor elke ondernemer een bron van frustratie. U heeft geleverd, maar uw klant betaalt niet. Na meerdere herinneringen en misschien zelfs een incassobureau blijft betaling uit. Dan is de stap naar de rechter vaak de enige overgebleven optie. Maar hoe werkt zo’n gerechtelijke incassoprocedure precies?

De opmaat: van factuur naar dagvaarding

Voordat een rechter zich over uw vordering buigt, moet u de debiteur de kans hebben gegeven om zonder tussenkomst van de rechtbank te betalen. Dit heet de buitengerechtelijke fase. Dit traject omvat doorgaans:

• Herinneringen: Vriendelijke en vervolgens steeds dwingender betalingsherinneringen.
• Aanmaning/Ingebruikestelling: Een laatste, formele brief waarin u een redelijke termijn stelt voor betaling en aankondigt dat u anders gerechtelijke stappen zult ondernemen. Voor consumenten gelden hier specifieke regels (de WIK-brief).
• Incassobureau: U kunt een incassobureau inschakelen, dat namens u de vordering probeert te innen.

Als dit alles niet leidt tot betaling, start de gerechtelijke fase met een dagvaarding.

De start van de procedure: de dagvaarding

Een dagvaarding is het officiële document waarmee de rechtszaak begint. Het is geen gewone brief, maar een exploot dat door een gerechtsdeurwaarder persoonlijk wordt overhandigd ('betekend') aan de debiteur (de 'gedaagde').

In de dagvaarding staat precies omschreven:

• Wie de eiser en de gedaagde zijn.
• Wat er wordt geëist: de hoofdsom, de wettelijke (handels)rente en de buitengerechtelijke incassokosten.
• Waarom de vordering wordt ingesteld, inclusief de onderbouwing en het bewijs.
• Voor welke rechter de zaak dient en wanneer de gedaagde moet reageren.

Welke rechter is bevoegd?

De hoogte van de vordering bepaalt welke rechter de zaak behandelt.

1. De Kantonrechter: Voor vorderingen tot en met € 25.000. Het grote voordeel hier is dat u geen advocaat nodig heeft; u kunt de procedure zelf voeren of u laten bijstaan door een jurist of gemachtigde. De procedure is doorgaans sneller en laagdrempeliger.
2. De Civiele Rechter (Rechtbank): Voor vorderingen boven de € 25.000. Hier is procesvertegenwoordiging door een advocaat verplicht voor beide partijen.

De enorme hoeveelheid gepubliceerde rechtspraak – alleen al de Rechtbanken zijn goed voor bijna 2,5 miljoen van de 3,6 miljoen uitspraken – laat zien dat de weg naar de rechter vaak wordt bewandeld om geschillen te beslechten.

Het verloop van de procedure

Nadat de dagvaarding is betekend, kan de gedaagde reageren. De procedure kan op verschillende manieren verlopen:

• Verstekvonnis: De gedaagde reageert helemaal niet. De rechter wijst de vordering dan meestal toe, tenzij deze onrechtmatig of ongegrond lijkt. Dit heet een verstekvonnis.
• Schriftelijke ronde: De gedaagde dient een schriftelijk verweer in (de 'conclusie van antwoord'). Hierop kan de eiser eventueel weer schriftelijk reageren.
• Mondelinge behandeling: Vaak plant de rechter een zitting ('comparitie van partijen'). Hier kunnen beide partijen hun standpunt mondeling toelichten. De rechter zal vaak proberen of een schikking tussen partijen mogelijk is.
• Het Vonnis: Komt er geen schikking, dan doet de rechter uitspraak in een vonnis. De rechter kan de vordering geheel of gedeeltelijk toewijzen of afwijzen. De partij die in het ongelijk wordt gesteld, wordt doorgaans veroordeeld tot het betalen van de proceskosten van de tegenpartij. Dit is echter vaak een gestandaardiseerd bedrag dat niet altijd de volledige kosten dekt.

En als er dan nog niet wordt betaald?

Een positief vonnis van de rechter is een 'executoriale titel'. Betaalt de debiteur dan nog steeds niet, dan kunt u met dit vonnis in de hand de gerechtsdeurwaarder inschakelen om de betaling af te dwingen. De deurwaarder kan dan bijvoorbeeld beslag leggen op het salaris, de bankrekening, de auto of zelfs het huis van de debiteur.

Een gerechtelijke procedure starten is een serieuze stap met financiële risico's. Ook met een gewonnen zaak is betaling niet gegarandeerd als de debiteur insolvabel blijkt ('een kale kip'). Een goede afweging van de kosten, de risico's en de haalbaarheid is cruciaal.

---